BI-системы – что это, зачем нужны бизнесу и как их внедрять

BI-системы представляют собой автоматизированные решения для сбора информации, ее анализа и обработки. В основном они специализируются на больших объемах из разных источников. Главной задачей BI-систем является помощь бизнесу в поиске полезных сведений, в оптимизации внутренних процессов, в выявлении закономерностей и трендов. Благодаря этому можно своевременно и правильно принимать управленческие решения.

Как работают BI-системы

Процесс выглядит следующим образом:

1. Сбор информации. Для этого используется как можно больше источников, потому что системный подход дает больше шансов на принятие правильного решения. Причем собирать данные можно как вручную (пользовательский запрос), так и автоматически (при помощи специальной программы).
2. Обработка полученных сведений. Здесь довольно непростой процесс: сначала нужно убрать все ошибки, удалить неточности и отсечь информацию-дубликат. Затем преобразовать все в удобный для анализа формат. В завершение обработки проводится интеграция, то есть объединение информации изо всех источников в один.
3. Анализ. В BI-системах есть много способов проанализировать информацию: прогнозирование, расчет показателей, выявление трендов и так далее.
4. Визуализация. Когда анализ завершен, это нужно красиво и качественно оформить. Для этого составляются таблицы, графики, карты и многое другое. Главное, чтобы все было наглядно видно и понятно для остальных пользователей системы: где все хорошо, а в каких местах необходимо доработать, исправить, изменить.

Какие методы используются BI-системами

Во-первых, это прогнозная аналитика. Это нужно, чтобы правильно смоделировать поведение потенциальных потребителей товаров и услуг, построить анализ поведения конкурентов или оценить эффективность текущей работы.

Во-вторых, это динамические методы. То есть речь идет о многомерных анализах – они позволяют выявлять любые бизнес-тренды и встраиваться в них по возможности.

Следует отметить, что четкого и строгого разделения здесь нет, поэтому одно и то же онлайн-решение может содержать сразу несколько методик. Например, в системе могут быть как внешние, так и внутренние сведения. То есть финансовая отчетность вместе с рыночными исследованиями.

Виды BI-систем

Они бывают:

• классическими;
• самообслуживаемыми;
• облачными.

Классические BI-системы предназначены для анализа данных в режиме реального времени. У них есть несколько особенностей:

• автоматическая обработка сведений и исправление ошибок;
• сбор информации из разных источников. Это и внутренние системы, и социальные сети, и базы данных, и веб-сайты;
• мониторинг полученных показателей. Это позволяет своевременно отслеживать любые изменения и принимать меры;
• быстрая визуализация. После обработки все данные помещаются в специальное хранилище. Там их преобразуют в графики или таблицы в зависимости от типа исследования.

Примеры классических BI-систем: SAP BusinessObjects, IBM Cognos.

Самообслуживаемые BI-системы работают без участия специалистов по информационным технологиям. Они отличаются высокими аналитическими функциями, многочисленными инструментами визуализации и интуитивным интерфейсом. Все можно настраивать по потребности пользователя, чтобы делать прогнозы и выявлять бизнес-закономерности.

Примеры самообслуживаемых BI-систем: Tableau, Power BI.

Облачные системы работают исключительно через интернет. Это очень удобно, потому что можно вносить правки из любого места. Главное, чтобы был стабильный доступ к сети. Это позволяет сотрудникам входить в систему в удаленном формате, они не привязаны к офису или к конкретному устройству в отделе. Это выгодно и экономично, потому что не нужно покупать сервер, а настройки очень простые. Можно даже работать из приложения, то есть установить его на смартфон. При необходимости можно масштабировать систему.

Примеры облачных BI-систем: Google Looker Studio.

Преимущества и недостатки BI-систем

Плюсов у систем очень много:

• надежность проверки и хранения полученной информации. Любые изменения тут же отображаются, что дает контроль за данными;
• удобство обработки. Все сведения находятся в одном месте, но поступают из разных источников. Для комфортной работы можно пользоваться специализированными программами, которые полностью автоматизируют процесс обработки;
• экономия рабочего времени. Сотрудники могут заниматься действительно важными делами, а от рутины они освобождаются. Им больше не нужно проверять и сверять цифры и факты;
• моментальная синхронизация. Это дает возможность получать обновления по разным пунктам: например, по времени, товарам, скидкам, подразделениям;
• круглосуточный доступ к информации для пользователей с идентификацией. Если они делают запрос на предоставление тех или иных данных, то получают их очень быстро;
• самостоятельный анализ. В этом плане BI-платформы уникальны: сотрудники могут знакомиться со сведениями без участия айтишников и других узких специалистов;
• возможность совместной работы. Пользователи могут делиться друг с другой полученными инсайтами, выполненными отчетами. Таким образом коммуникация внутри компании заметно налаживается, а в случае ошибки ее можно быстро обнаружить и исправить.

Недостатки BI-систем

Во-первых, это довольно серьезные финансовые издержки. Это касается и внедрения самой системы, и ее масштабирования, и дальнейшего сопровождения специалистов. И если для крупного бизнеса это еще приемлемо, то для малого или среднего станет затратно.

Во-вторых, работать с системой непросто. Пользоваться ей могут не только бизнес-аналитики, но и другие сотрудники. Следовательно, нужно время, чтобы обо всем им рассказать, показать и провести полноценное обучение. Это касается и получениях данных, и их обработки, и работы с интерфейсом.

В-третьих, есть риск ошибок при неправильном выборе источников. В идеальном варианте их должно быть много, потому что в одном может быть недостоверная информация. То есть работа кропотливая, и при этом нужно максимально подробно все проверять.

Наконец, системы обрабатывают много информации, которую можно смело назвать конфиденциальной. Следовательно, возникает высокий риск кибератак, поэтому нужно заранее позаботиться об обеспечении безопасности. А это, в свою очередь, требует от специалистов высокой квалификации и опыта. А в небольшой компании таких работников может и не оказаться.

Как внедряют BI-системы

Системы бизнес-аналитики настраивают при помощи различных технологий и методов. Причем необходимо их внедрить не просто так, но под конкретные потребности той или иной отрасли. Главная цель внедрения – это помощь в аналитической работе и в принятии важных бизнес-решений.

Этапы внедрения:

• Постановка целей и задач. Например, в крупном бизнесе такая система отлично подойдет для оптимизации рабочих процессов или для улучшения качества отчетности.
• Анализ ситуации на текущий момент. Для этого анализируется вся инфраструктура, имеющая отношения к информационным технологиям, какие инструменты используются, есть ли пробелы и так далее. Это делается для правильного выбора BI-системы.
• Выбор платформы. Тут важна любая мелочь – стоимость, техническая поддержка и ее оперативность, функциональность системы и ее совместимость с уже существующими бизнес-платформами. Также стоит обратить внимание на бюджет компании и на масштаб бизнеса.
• Подготовка данных. Надо не только собрать, но и очистить от ненужной воды, структурировать, убрать повторы и так далее. Анализировать предстоит всю структуру в целом, а не отдельные части.
• Разработка модели данных. Наиболее яркий пример – это схемы, объединяющие полученные из разных источников сведения.
• Создание отчетности и визуализации. Все это должно не просто содержать нужные цифры и даты, но и отражать эффективность работы в целом. Разумеется, визуализация делается таким образом, чтобы она была понятна всем пользователям (дашборд).
• Обучение сотрудников и тестирование самой BI-системы. Важно проверить, как она работает, соответствует ли ожиданиям. Если есть ошибки, на этапе тестирования их легко исправить. Работники компании обязательно проходят инструктаж по поводу того, как правильно пользоваться платформой, какие сведения в нее вносить и как анализировать их.

Когда все завершено, внедрение запускается в полноценном формате. Следует регулярно мониторить эффективность, обновлять информацию, добавлять новые функции (при необходимости, например, когда требуется масштабирование).

Что важно для успешного внедрения BI-системы

Во-первых, нужно получить одобрение руководства компании. Когда есть поддержка на высшем уровне, это гарантирует стабильность работы системы и бережет ее от возможных ошибок.

Во-вторых, сформировать команду сотрудников, которые будут заниматься данной работой. В крупных компаниях их довольно много: это и бизнес-аналитики, и менеджеры проекта, и айтишники, и аналитики баз данных. Иногда привлекаются и дополнительные специалисты, которые отвечают за техническую реализацию задачи. И, конечно, все работники должны взаимодействовать друг с другом, чтобы соблюсти сроки работы над проектом.

Популярные BI‑системы

Следует выделить зарубежные и российские. К зарубежным относятся:

• Microsoft Power BI. Идеальный вариант для крупных организаций, сложных и со своей спецификой. Основное направление – консолидация отчетов и принятия важных бизнес-решений. Отличительные особенности системы – контроль управленческих механизмов, создание дашбордов в режиме реального времени, поддержка больших объемов данных.
• Tableau. Это онлайн-платформа для качественной визуализации полученных данных. Анализирует сведения в режиме реального времени, гарантирует многоуровневый анализ и автоматическое обновление. При необходимости предоставляет доступ ко всем данным. Можно самостоятельно настроить безопасность, в зависимости от количества пользователей и особенностей обрабатываемых данных. Также платформа анализирует информацию на основе искусственного интеллекта и других программ.
• SAP BusinessObjects. Считается классикой: при внесении изменений в данные происходит автоматическое обновление, а анализ осуществляется комплексно, с учетом всех нюансов;
• IBM Cognos. У этой системы много возможностей: и планирование, и масштабируемость, и управление производительностью, и поддержка корпоративных проектов, и многое другое.

Российские BI‑системы:

• Analytic Workspace. Предназначена для комплексного анализа сведений. Можно регулировать настройки самостоятельно, а также создавать интуитивно понятную визуализацию в виде таблицы или другой графики. Интегрирует с другими программами и онлайн-платформами.
• Glarus BI. Вариант для глубокой аналитики: расширенные возможности (в том числе и машинное обучение), прогнозирование динамики, регулярный мониторинг ключевых показателей.
• Yandex DataLens. Это облачная платформа, которая может легко подключаться к СУБД и другим облачным сервисам. Здесь все аналитические вычисления выполняются автоматически, а графики и таблицы можно составлять в интерактивном виде. Если программой пользуется несколько пользователей, то при необходимости настройки прав доступа расширяются.
• Luxms BI. Специализируется на быстрой обработке данных, причем в больших объемах. Масштабируемость здесь практически ничем не ограничена, а саму систему легко интегрировать с другими платформами и процессами.
• Fine BI. Отличается интуитивно понятным интерфейсом, доступностью для работы на смартфонах и планшетах, высокой скоростью при работе с большими объемами информации.

На что обратить внимание при выборе BI‑системы

Здесь есть несколько моментов: функциональность, интерфейс и его удобство, совместимость с другими программами и онлайн-системами, а также уровень безопасности данных. Важно, чтобы BI‑система соответствовала особенностям компании и ее потребностям в области прогнозирования бизнес-ситуации, создания отчетности и анализа информации.

Как правильно оценить функциональные возможности бизнес-системы

Тут есть следующие пункты:

• визуализация и ее гибкость. Например, будет хорошо, если есть возможность настроить графики под разные подразделения: отдельно для финансистов, логистов, продажников и маркетологов;
• поддержка нужных типов аналитики. В идеальном варианте их должно быть много: и сегментация данных, и визуализация, и прогнозирование, и фильтрация, и многое другое;
• возможность подготовки данных. Например, иногда их надо не только визуализировать, но и обрабатывать. То есть трансформировать, очищать от ненужного, объединять в один формат. Для этого система должна поддерживать соответствующие бизнес-процессы: встроенный визуальный редактор, механизмы инкрементальной загрузки, настройка автоматического обновления;
• масштабируемость. Бизнес-система должна быть такой, чтобы в случае чего ее можно было увеличить. Это относится и к загрузке дополнительного объема данных, и к росту числа пользователей, которым предоставляется доступ. Для этого нужно специализированное хранилище данных. Помимо этого будет плюсом, если платформа может одновременно обрабатывать множественные запросы в режиме реального времени.

Особенности интерфейса бизнес-системы

Он должен быть удобен в работе и интуитивно понятен. Следует обратить внимание на гибкость настроек, на набор фильтров (обязательная сквозная фильтрация), на доступность элементов управления и меню, на возможность детализации. В интерфейсе должна быть подсветка, чтобы можно было выделить тренды при создании дашборда и другие немаловажные моменты. И в целом нужен максимально адаптируемый к работе интерфейс, чтобы можно было выходить в программу с разных типов устройств (компьютера, ноутбука, планшета, смартфона).

Что надо знать об интеграции BI‑системы

Она должна взаимодействовать без затруднений с уже существующими в компании информационными системами. Есть несколько аспектов, на которые стоит обратить внимание:

• интеграция с источниками данных. Сюда можно включить и облачные хранилища. Но самое главное, система должна уметь объединить все сведения в один формат для дальнейшего чтения и обработки. По сути, должна образоваться единая модель;
• гибкость настроек. Например, некоторые бизнес-процессы очень специфические, поэтому нужно адаптировать систему под них. При этом вмешательство профессионалов-программистов тут не требуется: настроить все можно самостоятельно. Это делается при помощи визуальных интегративных онлайн-конструкторов;
• поддержка стандартов. Когда бизнес-система легко совместима с протоколами и форматами нужной отрасли, то это существенно облегчает работу всей корпорации.

Критически важным аспектом является безопасность данных BI-системы. Нужно, чтобы было много надежных механизмов защиты, например, контроль доступа, шифрование, журналирование выполняемых действий. Для пользователей разграничиваются права доступа в зависимости от уровня. Поддерживаются протоколы аутентификации и интеграции с другими корпоративными системами. При передаче данных и при их хранении используется обязательное шифрование, а для действий пользователей ведутся логи.

В целом в бизнес-системе все механизмы безопасности соответствуют международным стандартам и нормативным требованиям.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Сложно ли пользоваться BI-системой?

Определенные сложности, безусловно, есть, но в целом какой-то особой квалификации это не требует. Иными словами, работать в системе может не только программист или другой специалист в области информационных технологий. Сотрудник проходит предварительное обучение, после которого может сразу же приступать к работе. Он может запрашивать доступ к той или иной информации без участия ИТ-специалиста.

Как выбрать подходящую BI-систему?

Все зависит от компании и бизнеса: от масштабов, от поставленных целей и задач, от имеющихся ресурсов и от сложности обрабатываемых и анализируемых данных.

Кто может работать в BI-системе?

В первую очередь это профессионалы, то есть аналитики. Они настраивают онлайн-платформу и следят за тем, чтобы она работала без сбоев. Далее доступ могут получить топ-менеджеры и менеджеры среднего звена. Они решают все бизнес-вопросы, контролируют выполнение поставленных задач. Наконец, в систему могут заходить и рядовые сотрудники, которые создают отчетность на основе актуальной информации в дашборде.

Кто отвечает за внедрение BI-систем?

В основном это аналитик, разработчик и, конечно, сами пользователи.