Где находится CRM
Здесь – https://utmstat.com/crm-leads
Как заявки попадают в вашу CRM
- Все заявки попадают во внутреннюю CRM UTMSTAT
- Все заявки рассылаются из CRM UTMSTAT во внешнюю CRM. Для примера показан Bitrix24.
- После изменения статуса или суммы заявки во внешней CRM, статус и сумма через вебхук передаются в CRM UTMSTAT. Таким образом строится статистика по продажам.
Задачи UTMSTAT CRM
- Прокси-CRM для надежной фиксации заявок и экспорта во внешние сервисы с возможностью настройки логики экспорта.
- Мини-CRM, если нет внешней CRM.
- Расширенная аналитика по заявкам – история кликов, история отправок событий в google analytics.
Какие задачи UTMSTAT CRM не выполняет
UTMSTAT CRM довольно простая, по сравнению с монстрами типа Bitrix24 или AmoCRM, поэтому для построения полноценных бизнес-процессов рекомендуем настроить и подключить Bitrix24 или AmoCRM.
Политика работы с заявками
Главная задача UTMSTAT – фиксировать все заявки и показывать их источник. Поэтому на любой звонок и любой вебхук создается новая заявка. Если заявки создаются с одним и тем же контактом, то первая заявка будет уникальной, а остальные – повторными (дубли).
Если вы хотите посмотреть аналитику только по уникальным заявками – есть фильтры.
Если вы хотите отправлять себе в CRM только уникальные заявки – есть настройки экспорта заявок.
Никакой скрытой логики обработки заявок нет – все прозрачно. Сложную логику приема заявок имеет смысл делать в вашей CRM, если оно действительно нужно.
Определение источника сделки по контакту
Часто бывает ситуация, что в CRM клиента на основе лида, созданного UTMSTAT, создаются сделки. В этом случае UTMSTAT не будет знать источника сделки, но попытается его найти по контакту из ранее созданных заявок в CRM UTMSTAT.
На схеме представлена вся логика определения источников сделок, для лида, позвонившего с номера 79991234567.
Что тут происходит:
- Клиент пришел на сайт с Facebook
- Клиент совершает звонок и в UTMSTAT создается заявка
- В течение пары секунд создается лид в вашей CRM
- Вы закрываете лид в продажу и создаете сделку
- По вебхуку информация о сделке уходит в UTMSTAT и там создается новая заявка
- По номеру телефона ищется первая созданная заявка и ее источник (facebook) присваивается новой заявке
- Другая ситуация, сделку создает менеджер руками и вносит номер клиента – 79991234567
- По вебхуку информация о сделке уходит в UTMSTAT и там создается новая заявка
- По номеру телефона ищется первая созданная заявка и ее источник (facebook) присваивается новой заявке
Детальная информация по заявке
Периодически возникают вопросы как по источнику заявки, так и по статусам обмена данными с внешними сервисами – отправка и получение вебхуков.
Чтобы не быть черным ящиком, в UTMSTAT выводится лог по каждой из этих задач, который можно посмотреть и понять что работает, а что нет.
Как в него попасть?
Зайдите в список заявок – https://utmstat.com/crm-leads
Найдите нужную заявку и нажмите кнопку Изменить
Выберите нужный лог
Назначение логов
- Клики – история кликов, где можно посмотреть как сработала атрибуция и информацию о каждом клике
- Google Analytics – история отправки данных по Measurement Protocol
- Яндекс Метрика – история отправки данных в Яндекс Метрику
- Внешние CRM – история отправки данных во внешние CRM
- Вебхуки – история принятых вебхуков по конкретной заявке
Если в логах нет каких ожидаемых данных, например вебхуков на изменение сделки – надо разбираться в причинах.
Причины почему нет данных в логах
- Стоит запрет на экспорт дублей (для Яндекс Метрика и Google Analytics)
- Не настроены вебхуки по инструкции во внешней CRM
Типовые вопросы по работе с CRM
1. Хотим чтобы UTMSTAT создавал лид/сделку (актуально для Bitrix24)
- Зайдите в список интеграций – https://utmstat.com/integrations
- Зайдите в настройки подключенной CRM
- Выберите тип нужной сущности
2. UTMSTAT создает лиды на повторные обращения
Тут есть 3 режима работы экспорта
- Не экспортировать повторные заявки
- Экспортировать в комментарий
- Создавать новый лид/сделку
Самый оптимальный вариант – Экспортировать в комментарий. Так у вас и история обращений будет и не будет лишних лидов в CRM.
Настраивается в левом меню: CRM/Настройки – https://utmstat.com/projects/crm
3. UTMSTAT создает лиды без контактов
Такая проблема есть в онлайн-чатах, где клиент не всегда вводит свои телефон/email, но при этом он может быть целевым.
UTMSTAT фиксирует такие лиды, но без реальных контактов они не имеют особой ценности для дальнейшего движения по воронке.
Поэтому если вы не хотите чтобы они попадали в вашу CRM, отключите экспорт таких лидов.
Настраивается в левом меню: CRM/Настройки – https://utmstat.com/projects/crm
Важно: если лид указал что-то одно - телефон или email, он будет экспортирован.
4. После подключения UTMSTAT, лиды стали дублироваться
Такая ситуация возможна, когда еще один подключенный сервис создает лиды в вашей CRM. Это может быть телефония, онлайн чат или формы битрикса.
Происходит это так:
- Лид создает UTMSTAT
- Лид создает сервис, сработавший после UTMSTAT
Что делать?
Отключить создание лида в другом сервисе, так как наша цель собирать источник лидов, а это умеет делать тут только UTMSTAT.
Если у вас формы и отключить их нет возможности, то нужно отключить захватчик форм UTMSTAT и самостоятельно пробросить наш client_id.
Инструкцию смотрите здесь – https://utmstat.com/projects/js
Откройте ссылку для программиста и посмотрите пункт 2.1.
5. Заявка в CRM без источника
Типовые причины:
- Заявка создана в вашей CRM руками менеджера и она не размечена UTMSTAT. Тут надо разбираться, почему заявка создается руками и как это автоматизировать.
- Ошибка в интеграции при которой не передается наш client_id
- Потерялась кука
Самый популярный вариант – #1, остальное редкость, но если много заявок без источника и не понятна причина – обратитесь в поддержку.
6. Как понять что заявка экспортировалась во внешнюю CRM?
В колонке “Внешний ID” будет значение, по нему можно найти созданную сделку или лид в вашей CRM.
7. Причины, по которым заявка может не экспортироваться во внешнюю CRM или аналитику
- Внешняя CRM не подключена или там есть ошибки, смотрите замечания бота.
- Включен режим “Не экспортировать дубли”.
- Включен режим “Не экспортировать заявки без контактов”.
Что бы узнать точную причину, откройте заявку и посмотрите комментарии внизу.
8. Как понять что заявка – дубль?
В колонке “Повтор” будет значение “Да”.
9. Много заявок, непонятна картина в целом
Чтобы картина была понятна, нужно мониторить следующие метрики:
- Сколько заявок без источника
- Все ли заявки ушли в Яндекс Метрику и Google Analytics
Для этого есть удобный отчет: Отчеты / Обзор по заявкам
Cмотрите здесь – https://utmstat.com/reports/leads-review
10. Как совместить статусы из вашей CRM и UTMSTAT
В UTMSTAT CRM предусмотрены типовые статусы и главный из них – Продано.
Цель аналитики – узнать с каких источников приходят заявки, закрывающиеся в продажу.
Но у вас в CRM наверняка своя воронка и там нет такого статуса, поэтому нужно совместить ваши статусы и статусы в UTMSTAT.
Это делается тут – https://utmstat.com/crm-status-map.
Просто перетащите ваши статусы в соответствующий столбец.
11. Нет заявок в CRM
Убедитесь что в фильтре заявок стоит текущая дата и нет каких либо ранее выставленных условий. Фильтр запоминает настройки. В случае сомнений – нажмите кнопку Сбросить.
Если вы явно звонили или отправляли форму, все настроено по инструкции, а заявок все равно нет – обратитесь в поддержку.
12. Много повторных заявок
Это нормально, некоторые клиенты могут звонить по 10 и более раз.
13. Как понять что лид/сделка созданная в нашей CRM пришла из UTMSTAT?
В названии прямым текстом пишется “Лид … через UTMSTAT“.
Пример:
Если такого текста нет, значит лид/сделка создана кем-то другим и UTMSTAT к ней отношения не имеет.
